Associação FENIKS – Iluminar a Dignidade Humana e os Direitos Humanos (“FENIKS”), tem um firme compromisso com a privacidade e com os direitos dos titulares dos dados pessoais, atuando de acordo com as disposições constantes do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (“RGPD”) e demais legislação aplicável.

Esta Política de Privacidade regula o tratamento dos dados pessoais dos titulares de dados pessoais (“Titular” ou “Titulares”), recolhidos pela FENIKS, enquanto entidade responsável pelo tratamento, no âmbito da sua atividade.

A disponibilização dos dados pessoais pelos Titulares à FENIKS implica o conhecimento e aceitação das condições constantes desta Política de Privacidade.

O Titular poderá encontrar informação detalhada relativa à Política de Privacidade da FENIKS nos pontos seguintes:

1. Recolha e tratamento de dados pessoais

2. Finalidades e fundamentos jurídicos para o tratamento de dados pessoais

3. Prazo para a conservação dos dados pessoais

4. Transferências de dados pessoais

5. Segurança dos dados pessoais

6. Direitos do Titular dos dados pessoais

7. Modo de exercício dos direitos pelo Titular, questões e sugestões

8. Alterações à política de privacidade

1. RECOLHA E TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS

Um dado pessoal é qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável. É considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.

FENIKS pode tratar as seguintes categorias de dados pessoais:

  1. Dados de identificação (e.g., nome, data de nascimento, sexo, morada, contactos, dados do cartão de cidadão, passaporte e número de contribuinte, nacionalidade);
  2. Dados relativos a educação e experiência profissional (e.g., educação, qualificações, certificações, línguas, curricula, informações do antigo empregador);

> Dados profissionais (e.g., cargo, função, descrição da função, empresa, morada do escritório);

> Dados de atividade profissional (e.g., atividades de negócio, informações relativas a processos e dossiers, informações relativas a diligências);

> Dados de faturação e despesas (e.g., honorários, despesas de deslocação e comunicações por conta do cliente); e

> Dados de registo de imagem e som (e.g., imagens fotográficas e de vídeo).

São Titulares de dados pessoais as pessoas singulares a quem os dados respeitam.

As categorias de dados pessoais acima indicadas podem pertencer a diferentes categorias de Titulares de dados, como clientes, colaboradores de clientes (empresas), contrapartes ou candidatos da FENIKS.

FENIKS recolhe os dados pessoais através de vários meios e em diversos momentos, nomeadamente quando o Titular envia um e-mail ou responde a um convite, quando entrega o seu cartão pessoal, quando subscreve as nossas informações ou eventos, quando faz uma candidatura profissional ou quando contrata os nossos serviços.

No que respeito especificamente ao Site da FENIKS, o acesso ao mesmo e respetiva utilização não implicam necessariamente a disponibilização de dados pessoais pelos utilizadores. Contudo, a utilização de determinadas funcionalidades do Site pode implicar a disponibilização de dados pessoais, designadamente no caso de pedidos de contacto ou de apresentação de candidaturas.

2. FINALIDADES E FUNDAMENTOS JURÍDICOS PARA O TRATAMENTO DOS DADOS PESSOAIS

FENIKS poderá tratar os dados pessoais para as seguintes finalidades e com os seguintes fundamentos jurídicos:

PARA PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS NO ÂMBITO DO SEU TRABALHO.

• Interesse da FENIKS no tratamento da informação dos seus clientes, de forma sustentada e eficiente, que assegure a sua qualidade e integridade e que permita a prestação de serviços de excelência; e

• Para comunicações e envio de informação, incluindo divulgação de informação de carácter comercial e publicitário (e.g., newsletters, briefing).

Fundamento jurídico ► interesse legítimo:

• Corresponder aos pedidos dos subscritores dos formulários do Site da FENIKS e adequar a respetiva comunicação;

• Reforçar a cultura da FENIKS.

• Para gestão de eventos, o que inclui envio de convites para eventos e registo dos participantes no eventos e divulgação interna e externa de eventos.

Fundamento jurídico ► interesse legítimo e o consentimento (*):

• Corresponder aos pedidos dos subscritores dos formulários do Site da FENIKS e adequar a respetiva comunicação;

• Divulgar os eventos que sejam promovidos pela FENIKS.

(*) O consentimento prévio do titular será pedido nos casos em que o evento seja gravado, quer no som, quer na imagem, ou caso sejam tiradas fotografias.

• Para cumprimento de obrigações legais em matéria de compliance.

Fundamento jurídico ► cumprimento de obrigação legal.

• Para faturação e gestão contabilística, o que inclui, contabilização de despesas, controlo de custos e de reembolsos (e.g., despesas de deslocação e comunicações móveis a suportar pelos clientes), faturação e gestão de contas correntes e manutenção de arquivo de registos contabilísticos e documentação de suporte.

Fundamento jurídico ► execução de contrato, interesse legítimo e cumprimento de obrigação legal:

• Manter um controlo de gestão eficiente;

> Faturar atempadamente os serviços prestados; e

> Assegurar o cumprimento das obrigações legais aplicáveis.

• Para recrutamento e seleção, o que inclui a análise de candidaturas e curricula, bem como o processo interno de seleção de prestadores de serviços e colaboradores de acordo com as necessidades detetadas.

Fundamento jurídico ► diligência pré-contratual a pedido do titular dos dados e o interesse legítimo.

• Interesse da FENIKS em analisar as candidaturas e submeter os candidatos a um processo interno de seleção, de acordo com os critérios previamente definidos.

3. PRAZO PARA A CONSERVAÇÃO DOS DADOS PESSOAIS

Os dados pessoais serão conservados pela FENIKS durante o período que for necessário para cumprir as finalidades definidas nesta Política ou durante o período que seja exigido por normas legais ou regulamentares aplicáveis.

Os prazos de conservação dos dados pessoais, de acordo com cada finalidade de tratamento, são os seguintes:

• Prestação de serviços = Duração da relação contratual, acrescida de 7 anos.

• Comunicações e envio de informação = Até que o Titular dos dados manifeste a sua oposição.

• Gestão de eventos = 2 anos, contados desde o contacto ou participação em evento (consoante o caso), se não houver nenhum contacto ou participação noutro evento por parte do Titular dos dados.

• Cumprimento de obrigações legais em matéria de compliance = 7 anos, após o momento em que a identificação do cliente se processou ou, no caso das relações de negócio, após o termo das mesmas.

• Faturação e gestão contabilística = 10 anos.

• Recrutamento e seleção = 2 anos, contados desde a entrega da candidatura ou curriculum, no caso de o candidato não ser selecionado; e

• Restantes casos = durante o período em que se mantiver a relação contratual com a FENIKS.

4. TRANSFERÊNCIA DE DADOS PESSOAIS

FENIKS não transmite os dados pessoais do Titular a terceiros, exceto nos casos em que tal se revele necessário à prestação dos serviços que tenha contratado ou ao cumprimento de obrigações legais a que a FENIKS esteja sujeita.

A transmissão de dados a terceiros é realizada de acordo com a legislação aplicável em matéria de proteção de dados e dentro dos limites das finalidades e fundamentos jurídicos definidos nesta Política.

FENIKS pode partilhar os dados pessoais com as seguintes entidades:

• Partes relevantes para a prestação de serviços, por exemplo, hotéis, escolas, locais dos eventos;

• Fornecedores de serviços que prestem serviços à FENIKS no âmbito da finalidade acima descrita, como, por exemplo, fornecedores de TI, serviços de comunicações e serviços de arquivo digital e físico.

Nos casos em que a transmissão de dados pessoais para as entidades acima referidas envolva uma transferência internacional dos dados pessoais (i.e., para fora da União Europeia), a FENIKS:

• Realizará essa transferência com base em decisão de adequação da Comissão, nos termos da qual o país ou organização internacional em causa garante um nível de proteção de dados pessoais equivalente ao decorrente da legislação da União Europeia; ou,

• Caso não exista decisão de adequação da Comissão, assegurará que essas transferências de dados se realizam no estrito cumprimento das disposições legais e que são implementadas garantias adequadas para assegurar a proteção dos dados pessoais.

5. SEGURANÇA DOS DADOS PESSOAIS

FENIKS desenvolve os seus melhores esforços para proteger os dados pessoais, designadamente através da adoção das medidas técnicas e organizativas adequadas contra a destruição, perda, alteração, divulgação ou o acesso não autorizado e contra qualquer outra forma de tratamento ilícito ou abusivo.

As medidas técnicas e organizativas de segurança criadas e implementadas pela FENIKS são igualmente exigidas aos prestadores de serviços da FENIKS que possam tratar dados pessoais por sua conta.

No que respeita especificamente à utilização do Site da FENIKS, é da responsabilidade dos utilizadores titulares de dados pessoais, garantir e assegurar que os dispositivos e equipamentos utilizados para aceder ao Site se encontram adequadamente protegidos contra softwares nocivos, vírus informáticos e worms que possam colocar em causa a segurança dos dados pessoais fornecidos através do Site.

6. DIREITOS DO TITULAR DOS DADOS PESSOAIS

O Titular dos dados pessoais goza dos seguintes direitos:

§   DIREITO DE ACESSO

A qualquer momento, o Titular poderá solicitar a confirmação sobre se a FENIKS trata os seus dados pessoais, o acesso aos seus dados pessoais e as informações sobre o tratamento dos mesmos. O Titular poderá ainda obter cópia dos dados pessoais sujeitos a tratamento.

§   DIREITO À RETIFICAÇÃO

Caso os dados pessoais do Titular estejam incorretos ou incompletos, este pode solicitar que os mesmos sejam retificados ou completados.

§   DIREITO AO APAGAMENTO (“DIREITO A SER ESQUECIDO”)

Em determinadas situações, o Titular tem o direito de solicitar o apagamento dos seus dados pessoais. Este direito pode ser limitado em certas situações como, por exemplo, quando o tratamento dos dados for necessário ao cumprimento de obrigações legais a que a FENIKS esteja sujeita, ou quando esse tratamento for necessário para efeitos de declaração, exercício ou defesa de um direito num processo judicial.

§   DIREITO À LIMITAÇÃO DO TRATAMENTO

Em certas situações, o Titular pode solicitar à FENIKS que limite o acesso a dados pessoais ou que suspenda as atividades de tratamento. Tal sucederá, por exemplo, nos casos em que o Titular conteste a exatidão dos seus dados pessoais, durante um período de tempo que permita à FENIKS verificar a sua exatidão, ou nos casos em que o Titular tiver apresentado oposição ao tratamento, até que se verifique se os interesses legítimos da FENIKS ou de terceiro prevalecem sobre os do Titular.

§   DIREITO À PORTABILIDADE DOS DADOS

Nos casos em que o tratamento dos dados se basear num contrato em que o Titular seja parte ou no consentimento do próprio Titular, pode este solicitar à FENIKS que lhe entregue os dados que tenha fornecido num formato estruturado, de uso corrente e de leitura automática. O Titular pode ainda pedir à FENIKS, desde que tal seja tecnicamente possível, que transmita esses dados a outros responsáveis pelo tratamento de dados pessoais.

§   DIREITO DE OPOSIÇÃO

Quando o tratamento dos dados tenha por base o interesse legítimo da FENIKS ou quando o mesmo for realizado para fins diversos daqueles para os quais os dados foram recolhidos, mas que sejam compatíveis com os mesmos, o Titular tem o direito de se opor ao tratamento dos seus dados pessoais, por motivos relacionados com a sua situação particular. A FENIKS deixará, nesses casos, de tratar os

dados pessoais do Titular, a não ser que tenha razões legítimas para realizar esse tratamento e que estas devam prevalecer sobre os interesses do Titular.

§   DIREITO DE NÃO FICAR SUJEITO A DECISÕES INDIVIDUAIS AUTOMATIZADAS

FENIKS não adota decisões individuais automatizadas, incluindo definição de perfis, que produzam efeitos na esfera jurídica do Titular ou que o afetem significativamente de forma similar.

§   DIREITO A RETIRAR O CONSENTIMENTO

Nos casos em que o tratamento dos dados seja realizado com base no consentimento do Titular, este poderá retirar o consentimento a qualquer momento. Caso o Titular retire o seu consentimento, os seus dados pessoais deixarão de ser tratados, exceto se existir outro fundamento jurídico que permita esse tratamento.

§   DIREITO DE APRESENTAR RECLAMAÇÕES JUNTO DA AUTORIDADE DE CONTROLO

O Titular tem o direito de apresentar reclamações junto da autoridade de controlo competente, relativamente a matérias relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais. Em Portugal, a autoridade de controlo competente é a Comissão Nacional de Proteção de Dados.

7. MODO DE EXERCÍCIO DOS DIREITOS PELO TITULAR, QUESTÕES E SUGESTÕES

Para o exercício de qualquer um dos direitos acima referidos, bem como para obter esclarecimentos ou dar sugestões relacionadas com o tratamento dos dados pessoais, o Titular deverá submeter um pedido escrito para os seguintes contactos:

E-mail: info@feniks.pt

Morada: Edf. Mondego, Urb. do Loreto, Vale Paraíso, N 189 – Lote 3 – Loja 5, 3025-037 Coimbra, Portugal. O exercício dos referidos direitos pelo Titular dos dados é gratuito.

8. ALTERAÇÕES À POLÍTICA DE PRIVACIDADE

FENIKS reserva-se o direito de, a todo o momento, alterar e atualizar a presente Política de Privacidade, pelo que se aconselha a consulta regular da mesma por parte dos Titulares de dados pessoais.

Data da última atualização: 07-02-2021